Cloud ERP Enterprise Agreement und Digital Access: Was der Scope tatsaechlich umfasst

Viele RISE-Kunden gehen davon aus, dass Digital Access im Vertrag vollständig enthalten ist. Für interne Systeme stimmt das oft. Was "intern" bedeutet, wo externe Systeme, IoT-Plattformen und Partner-Portale herausfallen, und welche Steuerungsmomente sich daraus ergeben: das bestimmt der Vertragstext, nicht das Vertriebsgespräch.

Was das Enterprise Agreement bei Digital Access tatsächlich abdeckt

RISE with SAP wird in der Regel als Enterprise Agreement abgeschlossen. Diese Vertragsstruktur fasst verschiedene Nutzungsrechte unter einem Dach zusammen und unterscheidet sich damit grundlegend von klassischen On-Premise-Einzellizenzen. Für Digital Access hat das eine wichtige Konsequenz: In Enterprise Agreements ist Digital Access für interne Integrationen häufig als unbegrenzte Leistung inkludiert. Kein separates Dokumentkontingent, keine Overage-Regelung für interne Systeme, kein gesondertes DAAP-Amendment für diesen Bereich.

Das klingt nach vollständiger Planbarkeit, und es ist Planbarkeit, solange der Integrationsbedarf innerhalb des definierten Geltungsbereichs bleibt.

Der entscheidende Begriff ist "intern". Er ist im Digital Access Supplement vertraglich definiert, nicht im allgemeinen Sprachgebrauch. Und die Definition, die dort steht, ist enger als viele RISE-Kunden erwarten.

Was konkret inkludiert ist

Im Geltungsbereich der EA-Inklusion liegen typischerweise Systeme, die folgende Bedingungen gleichzeitig erfüllen:

Das System wird vom selben juristischen Vertragspartner betrieben, der den RISE-Vertrag hält.
Das System ist namentlich oder als Systemkategorie im Enterprise Agreement erfasst oder fällt unter eine Affiliate-Klausel, die ausdrücklich benannte Konzerngesellschaften einschließt.
Das System läuft innerhalb der vertraglich definierten Systemlandschaft, nicht außerhalb.

Für Integrationen, die diese Bedingungen erfüllen, entsteht kein gesonderter Digital-Access-Aufwand, unabhängig davon, wie viele Dokument-Items pro Monat erzeugt werden. Das ist ein echter Steuerungsmoment: Die Integrationslandschaft für interne Prozesse lässt sich innerhalb dieser Grenzen vergleichsweise frei gestalten.

Was explizit nicht inkludiert ist

Vier Kategorien fallen in der Praxis regelmäßig aus der EA-Inklusion heraus:

Externe Drittparteien mit direktem Schnittstellen-Zugriff. Wenn ein Lieferant über ein Einkaufsportal Bestellbestätigungen oder Lieferavise in SAP zurückspielt, ist er eine externe Partei. Sein Systemzugriff fällt nicht unter die EA-Inklusion, auch wenn das Portal im Auftrag des Unternehmens betrieben wird.

Extern betriebene SaaS-Plattformen. Eine E-Commerce-Plattform, die Kundenbestellungen als Sales Orders nach SAP überträgt, ist kein internes System. Sie ist ein Drittanbieter-Dienst, der eine Schnittstelle betreibt. Digital Access für die dabei erzeugten Sales Order Items entsteht außerhalb der EA-Inklusion.

IoT-Plattformen und Connected-Manufacturing-Umgebungen. Produktionsnahe IoT-Systeme erzeugen oft sehr hohe Volumina an Manufacturing Order Items und Goods Movement Items. Wenn diese Plattformen von einem Spezialanbieter betrieben werden oder eigenständige Systeme außerhalb des EA-Geltungsbereichs sind, greift die Inklusion nicht. Das Volumen macht diesen Fall besonders relevant.

Kunden- und Händlerportale für B2B-Transaktionen. Wenn Geschäftskunden oder Händler über ein Portal direkt Aufträge, Serviceanfragen oder Warenbewegungen in SAP auslösen, ist das kein interner Systemzugriff. Named-User-Lizenzierung für externe Geschäftspartner ist in der Praxis nicht handhabbar. Digital Access über ein DAAP-Amendment ist für dieses Szenario die strukturell richtige Lösung.

Drei Grenzfälle, die in der Praxis Klärungsbedarf erzeugen

Die Abgrenzung "intern vs. extern" klingt eindeutig. In der betrieblichen Realität gibt es drei Konstellationen, die regelmäßig eine sorgfältige Vertragsanalyse erfordern.

Konzerngesellschaften und Affiliates. Wenn der RISE-Vertrag auf die Muttergesellschaft lautet, eine Tochtergesellschaft aber über eine SAP-Schnittstelle Dokumente erstellt, ist das nicht automatisch von der EA-Inklusion erfasst. Sogenannte Affiliate-Klauseln regeln, ob und welche Konzerngesellschaften eingeschlossen sind. Ihr Umfang variiert erheblich zwischen Vertragsversionen und Verhandlungsergebnissen. Wer nicht explizit nachgelesen hat, kann nicht verlässlich einschätzen, ob eine Tochtergesellschaft als "intern" gilt.

Outsourcing-Partner und Betreibermodelle. Wenn ein externer Dienstleister im Auftrag des Unternehmens SAP-Buchungen erzeugt, zum Beispiel ein Logistik-Outsourcing-Partner, der Wareneingänge bucht, ist das kein interner Systemzugriff. Der Dienstleister ist nicht Vertragspartner, seine Systeme sind nicht Teil des definierten EA-Geltungsbereichs. Auch wenn die Buchung wirtschaftlich dem eigenen Betrieb zuzuordnen ist, gilt das lizenzrechtlich nicht automatisch.

Technisch betriebene Systeme im Auftrag. In manchen Infrastrukturmodellen werden Systeme von einem Dritten technisch betrieben, aber vollständig im Auftrag und auf Rechnung des RISE-Vertragspartners. Ob das als intern im Sinne der EA-Inklusion gilt, ist eine Auslegungsfrage, die nicht pauschal beantwortet werden kann. Die Formulierungen im Digital Access Supplement sind ausschlaggebend. Im Zweifelsfall empfiehlt sich eine schriftliche Klärung mit SAP vor dem produktiven Betrieb.

Was RISE-Kunden mit älterem Vertragsstand prüfen sollten

Viele RISE-Implementierungen bauen auf einer SAP-Vertragshistorie auf, die bis in die On-Premise-Ära zurückreicht. Die Migration auf RISE bedeutet nicht automatisch, dass alle Vertragsbestandteile auf den aktuellen Standard harmonisiert wurden.

Drei Szenarien sind häufig:

Erstens: Der RISE-Vertrag wurde abgeschlossen, aber das DAAP-Amendment wurde für externe Integrationen noch nicht verhandelt. Die EA-Inklusion deckt interne Systeme ab, aber der Bereich außerhalb der Inklusion hat keine Vertragsgrundlage für Document-Based Licensing. Integrationen in diesem Bereich befinden sich in einem lizenzrechtlichen Graubereich.

Zweitens: Der Vertrag wurde von einem älteren On-Premise-Vertrag abgeleitet, und das Digital Access Supplement entspricht nicht dem aktuellen SAP-Standarddokument. In diesem Fall ist unklar, ob die neun Dokumenttypen in der geltenden Definition abgedeckt sind und ob die EA-Inklusion für interne Systeme der aktuellen Vertragsdefinition entspricht.

Drittens: Der Integrationsbestand aus der On-Premise-Zeit wurde in die RISE-Architektur überführt, aber kein systematischer Lizenzreview hat stattgefunden. Schnittstellen, die früher über Named User oder historische Indirect-Access-Regelungen abgedeckt waren, benötigen im RISE-Kontext eine neue Bewertung.

Der Vertragsgenerationscheck ist in allen drei Szenarien der erste Schritt. Welcher GTC-Stand gilt? Welche Supplements liegen vor? Ist das DAAP-Amendment für externe Integrationen abgeschlossen? Diese Fragen lassen sich mit einem strukturierten Blick in das Vertragswerk beantworten. Ist das Digital Access Supplement nicht auffindbar, ist das bereits eine relevante Information.

Aktuelle SAP-Vertragstemplates sind öffentlich zugänglich im SAP Trust Center unter sap.com/about/trust-center/agreements.html. Der dort veröffentlichte Stand gibt einen Referenzrahmen, von dem der eigene Vertragsstand abweichen kann.

Vier Steuerungsmomente, die aus dem EA-Scope entstehen

Die EA-Inklusion ist kein einmaliger Klärungspunkt. Sie ist ein laufender Steuerungsgegenstand. Vier Steuerungsmomente ergeben sich direkt aus der Abgrenzungslogik des RISE Enterprise Agreements.

Steuerungsmoment Nutzung: Welche Integrationen produzieren Dokumentvolumina, und fallen diese Volumina innerhalb oder außerhalb der EA-Inklusion? Welche Systeme nähern sich einer Schwelle, bei der ein Wechsel des Lizenzwegs wirtschaftlich sinnvoll werden könnte? Diese Beobachtung ist kein einmaliges Projekt, sondern gehört in den laufenden Steuerungsrhythmus.

Steuerungsmoment Berechtigungen: Welche Schnittstellen haben eine belastbare Lizenzgrundlage, und welche befinden sich in einem undefinierten Bereich? Jede neue Integration, die in Betrieb genommen wird, durchläuft idealerweise vor dem Go-Live eine Lizenzprüfung. Ob die Schnittstelle unter die EA-Inklusion fällt oder ein DAAP-Amendment erfordert, ist eine Frage, die sich vor dem produktiven Betrieb leichter klären lässt als danach.

Steuerungsmoment Infrastruktur: Middleware-Wechsel im Zuge von RISE-Migrationen können den Lizenzstatus einzelner Integrationen verändern. Eine Schnittstelle, die über SAP PI/PO als internes System konfiguriert war, kann nach der Überführung in eine BTP-basierte Architektur andere Dokumenttypen erzeugen oder in einer anderen Systemkonstellation auftauchen. Das Integrations-Inventar muss diese Veränderungen zeitnah abbilden.

Steuerungsmoment Kosten: Für Integrationen außerhalb der EA-Inklusion entstehen Digital-Access-Gebühren, die in der SAP-Rechnung als eigene Position erscheinen. Der Abgleich zwischen der berechneten Position und dem gemessenen Dokumentvolumen ist ein routinemäßiger Prüfschritt. Abweichungen können auf Berechnungsunterschiede zwischen dem SAP-Messsystem und dem eigenen Tracking hinweisen und sollten zeitnah geklärt werden.

FAQ

Ist Digital Access bei RISE with SAP vollständig inkludiert?

Für interne Integrationen im definierten Geltungsbereich des Enterprise Agreements ist Digital Access häufig unbegrenzt inkludiert. Vollständig trifft es nicht: Externe Systeme, Kunden- und Lieferantenportale, extern betriebene SaaS-Plattformen und IoT-Umgebungen außerhalb des EA-Scopes fallen in der Regel heraus. Der Vertragstext, konkret das Digital Access Supplement, ist die maßgebliche Referenz.

Was ist der Unterschied zwischen "intern" und "Affiliate" im RISE Enterprise Agreement?

"Intern" bezeichnet im Digital-Access-Supplement typischerweise den direkten Vertragspartner und seine eigenen Systeme. "Affiliate" ist eine davon getrennte Kategorie für verbundene Gesellschaften. Ob Konzerngesellschaften als Affiliates gelten und ob Affiliates von der EA-Inklusion erfasst sind, ist vertragsabhängig. Affiliate-Klauseln variieren erheblich zwischen Vertragsversionen.

Muss ich nach einer RISE-Migration meine Integrationen erneut auf Digital Access prüfen?

Ja. Die RISE-Migration überführt die Lizenzgrundlagen aus dem On-Premise-Vertrag nicht automatisch. Integrationen, die auf Named User oder historischen Indirect-Access-Regelungen basierten, benötigen eine neue Bewertung im RISE-Vertragskontext. Besonders bei einem Middleware-Wechsel kann sich das Digital-Access-Profil einer Integration verändern.

Was passiert, wenn das DAAP-Amendment nach der RISE-Migration noch nicht abgeschlossen wurde?

Für externe Integrationen außerhalb der EA-Inklusion fehlt dann die vertragliche Grundlage für Document-Based Licensing. Diese Integrationen befinden sich in einem lizenzrechtlichen Graubereich. Im Enhanced Audit kann SAP diese Lücke identifizieren. Ein DAAP-Amendment kann nachträglich abgeschlossen werden und schließt typischerweise auch eine Retrospektiv-Bereinigung ein.

Nächste Schritte

Der EA-Scope bei Digital Access ist eine Frage des Vertragswerks, nicht der Vermutung. Ein strukturierter Vertragscheck klärt, welche Integrationen in Ihrem RISE-Portfolio unter die EA-Inklusion fallen, welche ein DAAP-Amendment erfordern und welche Handlungsoptionen beim nächsten Renewal bestehen.

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Weiterführend: Digital Access in RISE-Verträgen: Was die EA-Inklusion abdeckt und was nicht und Digital Access und Indirect Access: Begriffe, Lizenzoptionen, Governance.