Drittanbieter-Checkliste fuer Digital Access: Welche Systeme heute lizenzrelevant pruefen

Vor einer RISE-Migration, vor einem SAP Enhanced Audit oder bei der Einführung eines neuen Systems: Der eigene Integrationsbestand ist der Ausgangspunkt für jede belastbare Digital-Access-Governance. Doch die Integrationslandschaft wächst in vielen Portfolios schneller, als der Lizenzstatus mitgeführt wird. Neue Systeme kommen hinzu, Schnittstellen werden erweitert, RPA-Bots übernehmen Prozesse, die bisher manuell liefen.

Diese Checkliste hilft, den eigenen Integrationsbestand systematisch zu prüfen: Welche Systemkategorien sind lizenzrelevant, welche nicht, und wo besteht Klärungsbedarf.

Was Digital Access auslöst: die Grundlogik

Digital Access entsteht, wenn ein Drittsystem über eine SAP-Schnittstelle einen der neun definierten Dokumenttypen in SAP erstellt. Nicht das Lesen von Daten ist lizenzpflichtig, sondern das Erstellen. Wer das versteht, kann seinen Integrationsbestand gezielt einordnen: Welches System schreibt etwas in SAP? Und wenn ja, welchen Dokumenttyp?

Die neun Dokumenttypen sind: Sales Order Items, Purchase Order Items, Service Order Items, Manufacturing Order Items, Invoice Items, Payment Items, Goods Movement Items, Journal Entries und Inbound Delivery Items.

Jedes Drittsystem, das einen dieser Typen erzeugt, ist ein potenzieller Digital-Access-Trigger. Der erste Schritt ist daher nicht die Kostenbewertung, sondern die Inventarisierung.

10-Punkt-Checkliste: Systemkategorien auf Digital-Access-Relevanz prüfen

1. CRM-System

Prüfen Sie: Erstellt Ihr CRM-System Aufträge oder Serviceanforderungen direkt in SAP?

CRM-Plattformen, die Angebote und Aufträge als Sales Orders oder Service Orders in SAP übertragen, sind ein häufiger Trigger. Das gilt sowohl für direkte API-Anbindungen als auch für Middleware-gestützte Integrationen.

Lizenzrelevant wenn: Das CRM schreibt Sales Order Items oder Service Order Items in SAP, ohne dass die Nutzer des CRM als SAP Named User lizenziert sind.

Klärungsbedarf: Volumen pro Monat erfassen, Named User vs. Document-Based bewerten.

2. Warehouse-Management-System (WMS)

Prüfen Sie: Bucht Ihr WMS Warenbewegungen, Wareneingänge oder Lieferpositionen automatisiert in SAP?

WMS-Lösungen sind ein klassischer High-Volume-Trigger. Wareneingänge, Umlagerungen und Versandprozesse erzeugen Goods Movement Items und Inbound Delivery Items in hoher Taktrate. Named User ist in Logistik-intensiven Umgebungen fast nie der wirtschaftlich sinnvolle Weg.

Lizenzrelevant wenn: Warenbewegungsbuchungen laufen ohne lizenzierten SAP-Nutzerkontext.

Steuerungsmoment: Dokumentvolumen, nicht Nutzeranzahl, ist die Planungsgröße.

3. Manufacturing Execution System (MES)

Prüfen Sie: Schreibt Ihr MES Fertigungsaufträge oder Produktionsrückmeldungen in SAP?

MES-Systeme, die Fertigungsprozesse steuern, übertragen Rückmeldungen häufig in Echtzeit an SAP. Manufacturing Order Items und Goods Movement Items entstehen dabei in hoher Frequenz. In produktionsintensiven Umgebungen kann das Volumen sehr schnell DAAP-relevante Größenordnungen erreichen.

Lizenzrelevant wenn: Fertigungsaufträge oder Rückmeldungen automatisiert ohne Named-User-Kontext gebucht werden.

4. E-Commerce-Plattform und Kunden-Portale

Prüfen Sie: Legt Ihre E-Commerce-Lösung Kundenbestellungen direkt als Sales Orders in SAP an?

E-Commerce ist eines der eindeutigsten Digital-Access-Szenarien: Die Endkunden sind anonym, Named User ist nicht handhabbar, und das Volumen skaliert mit dem Geschäftswachstum. Dasselbe gilt für B2B-Portale, über die Geschäftskunden Bestellungen, Serviceanfragen oder Rücksendungen erfassen.

Lizenzrelevant wenn: Externe Kunden oder anonyme Nutzer Bestellpositionen in SAP erzeugen.

Pflicht-Test: Named User ist für anonyme Endkunden keine Option, Document-Based Licensing ist der strukturell richtige Weg.

5. RPA-Bots und Prozessautomatisierung

Prüfen Sie: Welche RPA-Bots in Ihrer Umgebung erstellen Dokumente in SAP?

RPA ist einer der am häufigsten übersehenen Digital-Access-Trigger, weil Bots keinen Named User haben und als "technische User" behandelt werden. SAP hat für eigene IRPA-Bots (Lizenztyp 68) und zertifizierte Drittanbieter-RPA-Bots (Lizenztyp 69) kostenlose Kategorien definiert. Bots außerhalb dieser Kategorien oder mit abweichenden Authentifizierungsmodellen können Dokument-Items auslösen.

Lizenzrelevant wenn: RPA-Bots Invoice Items, Journal Entries, Payment Items oder Purchase Order Items erstellen und nicht unter Typ 68 oder 69 klassifiziert sind.

Pflicht-Test: Jeder produktive RPA-Bot auf Lizenztyp und Authentifizierungsmodell prüfen, bevor er in Betrieb geht.

6. Treasury-System und Finanzportale

Prüfen Sie: Bucht Ihr Treasury-System oder Factoring-Portal Zahlungen und Buchungssätze in SAP?

Treasury-Management-Systeme und externe Finanzportale erzeugen Payment Items und Journal Entries. Das Dokumentvolumen ist hier typischerweise geringer als bei Logistik oder E-Commerce, aber die finanziellen Beträge pro Buchung können erheblich sein. Die Lizenzpflicht richtet sich nach dem Dokumentvolumen, nicht nach dem Euro-Betrag.

Lizenzrelevant wenn: Zahlungsbuchungen oder Journal Entries ohne Named-User-Kontext entstehen.

7. Einkaufsportale und Lieferanten-Kollaborationsplattformen

Prüfen Sie: Spielen Lieferanten über externe Portale Bestellbestätigungen oder Lieferavise zurück, die in SAP als Purchase Orders oder Inbound Deliveries erscheinen?

Einkaufs- und Lieferantenportale sind lizenzrechtlich komplex, weil die Nutzer externe Parteien sind, die in der Regel nicht als SAP Named User erfasst werden. Ein gesonderter Sonderfall ist SAP Ariba: Ariba hat eigene Transaktionsgebühren, die unabhängig von Digital Access anfallen. Ob zusätzlich Digital Access entsteht, hängt von der konkreten Integrationsarchitektur ab.

Lizenzrelevant wenn: Externe Lieferanten Positionen in SAP erzeugen, ohne Named-User-Lizenz.

8. Reporting- und Analytics-Tools

Prüfen Sie: Liest Ihr Reporting-Tool SAP-Daten aus, oder schreibt es auch etwas zurück?

Rein lesende Zugriffe fallen unter die Static-Read-Ausnahme: Kein Erstellen von Dokumenten bedeutet keine Digital-Access-Pflicht. Die Grenzlinie liegt beim Erstellen. Sobald ein Analytics- oder BI-Tool Buchungen, Anpassungen oder Dokumente in SAP schreibt, ist die Ausnahme nicht mehr anwendbar.

Nicht lizenzrelevant wenn: Das Tool ausschließlich lesend auf SAP-Daten zugreift und nichts zurückschreibt.

Klärungsbedarf wenn: Rückschreib-Funktionen vorhanden sind, auch wenn sie selten genutzt werden.

9. Bestehende On-Premise-Integrationen nach RISE-Migration

Prüfen Sie: Welche Ihrer On-Premise-Integrationen sind unverändert in die RISE-Umgebung übertragen worden?

RISE-Migrationen sind ein typischer Moment, an dem Digital-Access-Lücken entstehen: Die Integrationslandschaft aus dem On-Premise-Betrieb wird übernommen, aber der Lizenzstatus jeder einzelnen Schnittstelle wird nicht systematisch geprüft. Auch die Frage, ob das DAAP-Amendment aus dem alten Vertrag in das neue RISE-Vertragswerk übertragen wurde, ist nicht selbstverständlich.

Steuerungsmoment: Ein Vertragsgenerationscheck prüft, welche GTC-Version gilt und ob das Digital-Access-Supplement aktuell ist.

Pflicht-Test: Jede übernommene On-Premise-Integration auf Lizenzstatus prüfen, nicht nur die neu eingeführten.

10. Geplante Erweiterungen und neue Integrationsprojekte

Prüfen Sie: Welche neuen Systeme werden in den nächsten zwölf Monaten an SAP angebunden?

Lizenzprüfung ist kein Nacharbeitsschritt, sondern ein Pflichtschritt vor dem Go-Live. Wer eine neue Integration in Betrieb nimmt, ohne den Digital-Access-Status zu klären, schafft eine Compliance-Lücke, die erst im nächsten Enhanced Audit sichtbar wird.

Steuerungsmoment: Für jede geplante Integration vor dem Go-Live klären: Welche Dokumenttypen werden in SAP erstellt? Named User oder Document-Based Licensing? Ist der Geltungsbereich des EA abgedeckt?

Worauf Sie nach der Checkliste achten sollten

Die Checkliste identifiziert lizenzrelevante Systeme. Der nächste Schritt ist die Bewertung: Welche dieser Systeme haben eine belastbare Lizenzgrundlage, Named-User-Lizenz, DAAP-Supplement oder eine anerkannte Ausnahme? Und welche nicht?

Lücken im Lizenzstatus sind kein Ausnahmefall. In den meisten SAP-Portfolios mit mehreren Drittanbieter-Integrationen gibt es Schnittstellen, deren Lizenzstatus nicht abschließend dokumentiert ist. Das ist kein Versagen der Verantwortlichen, sondern eine Folge der Systemkomplexität und der Geschwindigkeit, mit der Integrationslandschaften wachsen.

Ein Integrationsregister, das die Ergebnisse dieser Checkliste systematisch erfasst und im Steuerungsrhythmus aktuell hält, ist die Grundlage für jeden weiteren Schritt: DAAP-Verhandlung, Audit-Vorbereitung oder Renewal-Strategie.

Nächste Schritte

Vertragscheck buchen: Wenn Sie nach dieser Checkliste Klärungsbedarf identifiziert haben, klärt ein Vertragscheck in vier Wochen systematisch, welche Integrationen lizenzrelevant sind, welcher Status vorliegt und welche Handlungsoptionen bestehen. Festpreis, 7.900 EUR.

Weiterführend: Digital Access und Indirect Access bei SAP: Drittanbieter-Integrationen lizenzrechtlich steuern gibt den vollständigen Überblick über alle Aspekte der Digital-Access-Governance.