Extended Maintenance kalkulieren: +2%-Regel und Basisreduktion verstehen

Extended Maintenance kostet zwei zusätzliche Prozentpunkte auf die Maintenance Base. Das klingt überschaubar. Ob das stimmt, hängt vollständig davon ab, was in dieser Basis steckt und ob sie vor dem Stichtag strukturiert bereinigt wurde.

Dieser Artikel zeigt, wie die Basis berechnet wird, welche Positionen sich daraus entfernen lassen und was die Rechenunterschiede zwischen Szenario und Szenario konkret bedeuten.

Was Maintenance Base ist und was sie umfasst

Die Maintenance Base ist der Betrag, auf den SAP den jährlichen Support-Satz anwendet. Bei Enterprise Support sind das 22 Prozent der Maintenance Base. Ab dem 1. Januar 2028 kommt für On-Premise-Kunden von SAP Business Suite 7 (EhP 6-8) der Extended-Maintenance-Aufschlag von zwei Prozentpunkten hinzu, was 24 Prozent ergibt.

In der Maintenance Base stecken typischerweise:

Core Applications: die Basismodule des SAP ERP (FI, CO, MM, SD, PP und weitere)
Add-ons: separat lizenzierte Zusatzprodukte wie Business Objects, Treasury, Revenue Accounting oder branchenspezifische Lösungen
Runtime-Datenbank: bei Kunden mit SAP-Datenbanklizenz (HANA, AnyDB-Varianten)

Wichtig: Es geht um den Lizenzbetrag, nicht um Verbrauch. Was in Ihrer Lizenz steht, zahlen Sie, unabhängig davon, ob Sie alles nutzen. Das ist der Ausgangspunkt für die Optimierungslogik.

+2% auf welche Basis: Wie der Aufschlag konkret wirkt

Ein Beispiel mit runden Zahlen:

Position	Betrag
Core Applications Maintenance Base	800.000 EUR
Add-ons Maintenance Base	200.000 EUR
Gesamt Maintenance Base	1.000.000 EUR
Enterprise Support (22%)	220.000 EUR/Jahr
Extended Maintenance Aufschlag (+2%)	20.000 EUR/Jahr
Gesamtbetrag ab 2028	240.000 EUR/Jahr

Die 20.000 Euro sind das Delta. Drei Jahre Extended Maintenance bedeuten 60.000 Euro zusätzlich, vor jedem Optimierungsschritt.

Ein Steuerungsmoment liegt hier direkt vor dem Stichtag: Wer die Maintenance Base bis Ende 2027 bereinigt, zahlt den Aufschlag auf eine kleinere Zahl. Wer wartet, zahlt ihn auf die volle historisch gewachsene Basis.

All-or-Nothing: Was Cherry-Picking kostet

Extended Maintenance gilt für die gesamte BS7-Landschaft, nicht für einzelne Systeme. Ein Unternehmen mit mehreren ERP-Systemen, mehreren Business-Objects-Installationen und eigenständigem Solution Manager kann nicht einzelne Systeme aus Extended herausnehmen und andere darin belassen.

Das hat zwei Konsequenzen:

Erstens: Systeme, die ohnehin abgeschaltet werden, aber noch in der Maintenance Base geführt sind, treiben den Aufschlag unnötig in die Höhe. Eine saubere Bestandsaufnahme vor dem Stichtag ist deshalb kein administrativer Schritt, sondern eine direkte Kalkulation.

Zweitens: Wer hofft, Extended nur für produktionskritische Systeme zu beantragen und andere herauszulassen, trifft auf eine Vertragsbedingung, die das nicht erlaubt. Die gesamte BS7-Landschaft wird berücksichtigt.

Optimierungsrechnung: Nicht benötigte Nutzungsrechte aufgeben

Die Maintenance Base ist nicht zwingend so hoch wie der heutige Vertragsstand. Durch gezieltes Aufgeben nicht mehr benötigter Nutzungsrechte lässt sie sich vor dem Extended-Maintenance-Stichtag reduzieren.

Das Rechenbeispiel aus der SAP-Dokumentation und DSAG-Begleitmaterial zeigt, wie drastisch das wirken kann:

Schritt	Betrag
Maintenance Base (ursprünglich)	1.000.000 EUR
Abzug nicht relevanter Produkte (z.B. Business Objects)	-200.000 EUR
Abzug ECC-Engines, die unter S/4HANA neu lizenziert werden	-500.000 EUR
Abzug durch User-Reduktion (Beispiel: 3.000 auf 300 BW-User)	-270.000 EUR
Verbleibende Maintenance Base	30.000 EUR
Extended Maintenance auf reduzierter Basis (2%)	600 EUR/Jahr

Das ist keine theoretische Extremrechnung. Sie zeigt das Potenzial, das in einer gewachsenen SAP-Lizenzlandschaft liegt, wenn sie vor einer Maintenance-Entscheidung systematisch durchleuchtet wird.

Drei Positionen lassen sich typischerweise reduzieren:

Nicht mehr aktive Produktlinien: Business-Objects-Lizenzen, die seit Jahren nicht mehr eingesetzt werden, laufen in der Maintenance Base mit. Wer diese formell aufgibt, reduziert die Basis.

ECC-Engines unter S/4HANA: Wenn einzelne Module bereits in Richtung S/4HANA konvertiert wurden oder unter einem Cloud-Vertrag laufen, können die entsprechenden ECC-Positionen aus der BS7-Basis herausgenommen werden.

User-Volumen: Named User oder Concurrent User, die weit über dem tatsächlichen Bedarf lizenziert wurden, lassen sich in einer Konvertierung auf den tatsächlichen Bedarf anpassen.

Jede dieser Positionen erfordert eine vertragliche Absprache mit SAP. Das Zeitfenster für diese Anpassungen liegt vor dem 1. Januar 2028.

S/4HANA Contract Conversion vs. Product Conversion: Unterschied bei der Basis

Wer Extended Maintenance nicht auf der vollen historischen Basis zahlen möchte, hat zwei Konversionswege:

Contract Conversion (Szenario 3): Klassische ERP-Termlizenzen, die noch produktiv sind, werden formal konvertiert. Nicht mehr benötigte Nutzungsrechte werden aufgegeben. Extended Maintenance wird dann auf die reduzierte Basis berechnet.

Product Conversion (Szenario 4): Kumulierte Lizenzen werden analysiert. Bereits konvertierte SKUs werden herausgerechnet. Was verbleibt, sind die niedrigst-rabattierten SKUs, die als Berechnungsbasis dienen. Extended Maintenance gilt auf diese verbleibende Basis.

Beide Szenarien haben gemein: Die Reduktion der Basis setzt voraus, dass klar dokumentiert ist, welche Lizenzen im Einsatz sind und welche nicht. Wer diesen Überblick nicht hat, kann keine Konversion sauber durchführen.

Das ist einer der Punkte, an dem Shelfware (bezahlte, aber ungenutzte Lizenzen) als direkte Budgetposition sichtbar wird. Was nicht genutzt wird, aber in der Maintenance Base steht, erhöht den Extended-Maintenance-Betrag, ohne Gegenwert zu liefern.

Rechenbeispiel: Drei Szenarien im Vergleich

Um die Unterschiede greifbar zu machen, drei Vergleichsszenarien für ein Unternehmen mit einer ursprünglichen Maintenance Base von 1.000.000 Euro:

Szenario A: Keine Optimierung, Extended Maintenance auf voller Basis

	Betrag
Maintenance Base	1.000.000 EUR
Enterprise Support (22%)	220.000 EUR/Jahr
Extended Maintenance (+2%)	20.000 EUR/Jahr
Mehrkosten über 3 Jahre Extended	60.000 EUR

Szenario B: Moderate Bereinigung (30% Reduktion der Basis)

Nicht mehr genutzte Lizenzen und ein Teil der Add-ons werden aufgegeben.

	Betrag
Bereinigte Maintenance Base	700.000 EUR
Enterprise Support (22%)	154.000 EUR/Jahr
Extended Maintenance (+2%)	14.000 EUR/Jahr
Mehrkosten über 3 Jahre Extended	42.000 EUR
Differenz zu Szenario A	18.000 EUR

Szenario C: Vollständige Bereinigung (wie KB-Beispiel, 97% Reduktion)

Alle nicht mehr aktiven Produkte, ECC-Engines unter S/4HANA und überschüssige User werden aufgegeben.

	Betrag
Bereinigte Maintenance Base	30.000 EUR
Enterprise Support (22%)	6.600 EUR/Jahr
Extended Maintenance (+2%)	600 EUR/Jahr
Mehrkosten über 3 Jahre Extended	1.800 EUR
Differenz zu Szenario A	58.200 EUR

Szenario C ist der Extremfall, der voraussetzt, dass tatsächlich fast alle Positionen aufgegeben werden können. Er zeigt aber die Richtung: Der Aufschlag von zwei Prozentpunkten ist nicht das eigentliche Steuerungsproblem. Die Frage ist, auf welche Basis er angewendet wird.

Wann Extended Maintenance die richtige Wahl ist

Extended Maintenance ist keine Brücke ins Nichts. Sie hat eine klare Funktion: Drei Jahre zusätzlicher Time-to-Migrate für Organisationen, deren Migrationsprojekt mehr Vorlauf braucht, als bis Ende 2027 verfügbar ist.

Es gibt legitime Gründe dafür:

Komplexe Systemlandschaften mit vielen Eigenentwicklungen, die erst auf S/4HANA-Kompatibilität geprüft und angepasst werden müssen
Abhängigkeiten von Drittlösungen oder Add-ons, für die noch kein S/4HANA-Äquivalent verfügbar ist
Ressourcenengpässe im IT-Betrieb, die eine Parallelisierung von Migrations- und Regelbetrieb nicht erlauben

Was Extended Maintenance nicht leistet: Zugang zu neuen Funktionen, AI-Diensten oder strategischer Weiterentwicklung des Systems. Der Support-Scope entspricht Mainstream, also Legal Changes, Support Packages und Problem Resolution.

Eine Organisation, die Extended Maintenance wählt, kauft Zeit. Die Frage ist, was in dieser Zeit strukturiert angegangen wird, und ob die Maintenance Base dafür so bereinigt wurde, dass die Zeit nicht unnötig teuer erkauft wird.

Was jetzt zu tun ist

Zwei Steuerungsmomente liegen vor dem Stichtag:

Bestandsaufnahme der Maintenance Base: Welche Positionen sind aktiv genutzt? Welche nicht? Welche Add-ons laufen parallel zu neueren Lösungen? Der SAP Readiness Check liefert technische Daten. Das eigene Lizenzkataster liefert den vertraglichen Stand.

Entscheidung über Konversionsweg: Contract Conversion oder Product Conversion, mit gezielter Aufgabe nicht benötigter Nutzungsrechte, bevor Extended Maintenance wirksam wird. Diese Entscheidung muss vor dem 1. Januar 2028 fallen und braucht Vorlauf für die Abstimmung mit SAP.

Wer jetzt wissen will, wie die eigene Maintenance Base aufgebaut ist und welche Positionen sich vor dem Stichtag reduzieren lassen, kann das im Vertragscheck klären. In vier Wochen liegt ein vollständiges Bild vor: Maintenance-Base-Analyse, Konversionsszenario-Bewertung und eine Einschätzung des Optimierungspotenzials.

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