SAP-Shelfware verwerten: Maintenance senken und Verhandlungsmasse aufbauen

In gewachsenen SAP-Landschaften entstehen über Jahre Lizenzen, die bezahlt, aber nicht genutzt werden. Das ist Shelfware. Der Wechsel zu RISE öffnet ein zeitlich begrenztes Fenster, diese Lizenzen systematisch einzusetzen: als Argument in der Verhandlung, als Hebel zur Reduction der Maintenance Base und als Grundlage, um die eigene Verhandlungsposition zu stärken. Wer diesen Steuerungsmoment verpasst, trägt die Kosten weiter, ohne die Gegenwerte zu realisieren.

Was Shelfware ist und wie sie in On-Prem-Umgebungen entsteht

Shelfware bezeichnet Softwarelizenzen, die vertraglich vorhanden und bezahlt sind, im laufenden Betrieb aber nicht oder kaum genutzt werden. In SAP-Umgebungen entsteht Shelfware selten durch eine einzelne Entscheidung, sondern durch die kumulative Wirkung mehrerer Entwicklungen über Jahre.

Typische Entstehungsmuster: Ein Unternehmen erwirbt in einer Erweiterungsrunde mehr Lizenzen als tatsächlich benötigt werden, weil der Bedarf zum Verhandlungszeitpunkt noch unsicher war. Organisationsveränderungen führen dazu, dass Systeme oder Module, die für bestimmte Geschäftsbereiche vorgesehen waren, nie vollständig in Betrieb genommen werden. Add-ons, die im Zuge eines größeren Vertragspakets mitverhandelt wurden, werden nicht aktiviert, weil das Implementierungsprojekt ausgeblieben ist oder sich verzögert hat. Nutzungsrechte für Produktversionen, die technisch durch neuere Versionen überholt wurden, bleiben im Bestand, ohne dass sie explizit aufgegeben wurden.

Hinzu kommt ein strukturelles Problem: Die Maintenance Base in SAP-Verträgen bemisst sich nach dem lizenzierten Volumen, nicht nach dem genutzten Volumen. Das bedeutet, ungenutzte Lizenzen erzeugen reale Maintenance-Kosten, ohne dass operativer Gegenwert entsteht. Bei einem Enterprise-Support-Satz von 22 Prozent kostet eine Lizenzposition mit einem Listenpreis von 500.000 Euro jährlich 110.000 Euro Wartungsgebühr, unabhängig davon, ob die zugehörige Funktionalität tatsächlich eingesetzt wird.

In der Praxis zeigt sich, dass gerade in Unternehmen, die SAP seit mehr als zehn Jahren betreiben, der Shelfware-Anteil an der Maintenance Base nicht selten zwischen 15 und 40 Prozent liegt. Exakte Angaben hängen von der individuellen Vertragshistorie ab. Ohne systematische Bestandsaufnahme bleibt dieser Anteil unsichtbar.

Shelfware als Steuerungsmoment: Die Verbindung zu Maintenance und RISE-Verhandlung

Für Director SAP Plattform, die heute die Weichenstellung für die Zeit nach Ende 2027 vorbereiten, ist Shelfware aus zwei Richtungen relevant.

Der erste Steuerungsmoment liegt bei der Maintenance-Base-Reduktion im Kontext der Extended Maintenance. Ab dem 1. Januar 2028 tritt für SAP ERP 6.0 EhP 6-8 die Extended Maintenance in Kraft, mit einem Aufschlag von zwei Prozentpunkten auf die Maintenance Base aller BS7 Core Applications und Add-ons. Wer die Maintenance Base vor diesem Stichtag systematisch reduziert, trägt den Aufschlag auf eine kleinere Basis. Das Rechenbeispiel aus der öffentlichen SAP-Customer-Evolution-Dokumentation macht das greifbar: Eine Maintenance Base von einer Million Euro, die durch gezieltes Aufgeben nicht benötigter Nutzungsrechte, durch Bereinigung von ECC-Engines, die unter S/4HANA bereits lizenziert sind, und durch User-Reduktion auf 30.000 Euro reduziert wird, erzeugt bei zwei Prozent Extended-Maintenance-Aufschlag eine Jahresgebühr von 600 Euro statt 20.000 Euro. Die Relation ist drastisch, und sie entsteht nicht durch Verhandlungsgeschick allein, sondern durch eine saubere Inventur dessen, was tatsächlich noch benötigt wird.

Der zweite Steuerungsmoment liegt bei der RISE-Verhandlung. On-Premise-Lizenzen können über das Cloud Extension Program als Credits gegen den RISE-ACV angerechnet werden. Drei Credit-Typen stehen zur Verfügung: Maintenance Credits, Service Credits und Cloud Credits. Die konkrete Höhe ist verhandlungsabhängig, aber die Verhandlungsposition wird stärker, je früher und präziser die eigene Bestandsaufnahme vorliegt. Shelfware, die identifiziert und quantifiziert ist, kann in dieser Verhandlung als zusätzliche Masse eingebracht werden. Shelfware, die unbekannt bleibt, ist verhandlungsneutral, aber kostenneutral ist sie nicht.

Zeitfenster: Wann Shelfware-Verwertung noch möglich ist

Das Zeitfenster für aktive Verwertung ist begrenzt und folgt der Maintenance-Timeline von SAP Business Suite 7.

Bis Ende 2027 besteht die Möglichkeit, nicht benötigte Nutzungsrechte aufzugeben und damit die Maintenance Base zu reduzieren, bevor Extended Maintenance auf diese Basis angewendet wird. Das ist der optimale Verwertungszeitpunkt. Wer jetzt im Lizenzkataster arbeitet, kann die Ergebnisse noch vor dem Stichtag in den Wartungsvertrag einbringen.

Zwischen 2028 und 2030, während der Extended-Maintenance-Phase, ist Reduktion weiterhin möglich, aber die Ausgangslage hat sich verändert. Der Aufschlag ist bereits auf die unreduzierten Positionen angewendet worden, solange die Bereinigung nicht rechtzeitig umgesetzt wurde.

Für Unternehmen, die die Transition Option in Betracht ziehen und sich zwischen 2028 und 2030 einschreiben, ist Shelfware ebenfalls ein relevanter Faktor. Der 20-prozentige Aufschlag auf den Preis der vergleichbaren SAP ERP Private Edition errechnet sich nicht auf Basis des ursprünglichen Vertragsvolumens, sondern auf Basis der dann aktiven Nutzungsrechte. Eine reduzierte, bereinigte Basis wirkt sich entsprechend auf den Gesamtbetrag aus.

Nach Ende 2033, wenn die Transition Option ausläuft, verlieren On-Premise-Nutzungsrechte ihre Anrechenbarkeit als Credits im RISE-Kontext vollständig.

Bestandsaufnahme als Voraussetzung: SAP Readiness Check und Lizenzkataster

Shelfware-Verwertung setzt voraus, dass bekannt ist, was vorhanden ist. In der Praxis fehlt diese Übersicht häufig. Lizenzverträge sind über mehrere Addenda verteilt, Nutzungsdaten liegen in unterschiedlichen Systemen, und die Verbindung zwischen kontraktertem Volumen und tatsächlicher Nutzung ist nicht systematisch hergestellt.

Zwei Instrumente sind für die Bestandsaufnahme zentral.

Der SAP Readiness Check liefert technische Nutzungsdaten aus dem laufenden System: welche Transaktionen aktiv sind, welche Geschäftsprozesse tatsächlich genutzt werden, welche Systemkomponenten produktiv laufen. Diese Daten bilden die technische Grundlage, um festzustellen, welche Lizenzpositionen durch reale Nutzung gedeckt sind und welche nicht.

Das eigene Lizenzkataster, das idealerweise unabhängig von SAP geführt wird, enthält die vertragliche Seite: Welche Produkte sind in welchem Umfang lizenziert, zu welchen Konditionen, mit welchen Maintenance-Beträgen und auf welcher Basis? Ohne dieses Kataster ist eine belastbare Gegenüberstellung von Vertragsposition und Nutzungsrealität nicht möglich.

Die Verbindung beider Datenquellen ist der erste Schritt zur Shelfware-Identifikation. In einem zweiten Schritt wird bewertet, welche der ungenutzten Positionen aufgegeben werden können, ohne operative Risiken einzugehen. Nicht jede ungenutzte Lizenz ist ohne weiteres verzichtbar: Notfallszenarien, geplante Projekte oder Compliance-Anforderungen können kurzfristig nicht genutzten Lizenzen strategischen Wert verleihen.

In einem dritten Schritt werden die Verwertungsoptionen bewertet: Maintenance-Base-Reduktion vor Extended-Maintenance-Start, Einbringung als Verhandlungsmasse in eine RISE-Verhandlung, oder Anrechnung über das Cloud Extension Program.

Was Shelfware nicht leistet: Grenzen der Verwertung

Shelfware-Verwertung ist ein Steuerungsmoment, aber keine Garantie für eine bestimmte Verhandlungsposition.

Die Anrechnung über das Cloud Extension Program ist verhandlungsabhängig. SAP hat bei der Bewertung der Credits Spielraum, und nicht jede Lizenzposition wird im gleichen Verhältnis angerechnet. Add-ons, die keine direkte S/4HANA-Entsprechung haben, AMS-Verträge mit Drittanbietern und Wartungsverträge außerhalb des SAP-Direktvertrags werden typischerweise nicht automatisch berücksichtigt.

Die Maintenance-Base-Reduktion wirkt sich direkt auf die Wartungsgebühr aus, hat aber keinen Einfluss auf bereits bezahlte Periodengebühren. Sie ist prospektiv wirksam, nicht rückwirkend.

Shelfware, die identifiziert wird, aber nicht aktiv verhandelt wird, bleibt im Bestand und erzeugt weiterhin Kosten. Die Bestandsaufnahme allein löst das Problem nicht. Sie schafft die Grundlage für die Entscheidung, welche Positionen aufgegeben, welche als Credits eingebracht und welche aus operativen Gründen behalten werden.

Vier Steuerungsmomente und Shelfware

Shelfware ist kein isoliertes Thema, sondern berührt alle vier Steuerungsmomente der laufenden Vertragssteuerung.

Im Bereich Nutzung liefert das Monitoring die Daten, die Shelfware sichtbar machen: User-Counts, FUE-Werte, Transaktionsaktivität, BTP-Verbrauch. Ohne laufende Nutzungserfassung bleibt Shelfware strukturell unsichtbar.

Im Bereich Berechtigungen zeigt sich, wo Lizenzklassen überdimensioniert sind. Wer breite Rollen vergibt und damit höherwertige Lizenzklassen auslöst, obwohl die tatsächliche Nutzung schmalere Rollen erlauben würde, erzeugt eine Form von Shelfware auf Berechtigungsebene.

Im Bereich Infrastruktur hat Shelfware Auswirkungen auf das System Sizing. Add-ons, die lizenziert aber nicht aktiviert sind, beeinflussen das Sizing nicht direkt, aber ihr Vorhandensein im Vertrag beeinflusst die Ausgangsbasis für die Extended-Maintenance-Kalkulation und die Transition-Option-Bewertung.

Im Bereich Kosten ist die Verbindung am direktesten: Shelfware ist ein Kostenfaktor, der durch Inventur und gezielte Aufgabe von Nutzungsrechten steuerbar ist. Die laufende Vertragssteuerung, die diesen Bereich systematisch beobachtet, erkennt Verwertungsfenster rechtzeitig und kann sie nutzen, bevor die Fristenkette der Maintenance-Timeline sie schließt.

Nächste Schritte

Wer den Shelfware-Anteil in der eigenen SAP-Landschaft kennen und die verbleibenden Verwertungsfenster vor Ende 2027 gezielt nutzen möchte, benötigt eine strukturierte Analyse der eigenen Vertrags- und Nutzungsdaten.

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Weiterführende Lektüre: On-Prem-Lizenzanrechnung auf RISE: Credits, Mechanik und Verhandlungsposition und die Hub-Page Pillar 7: SAP On-Premise Migration.