SAP-Vertragssteuerung zwischen ITAM und FinOps

SAP-Portfolios sind Bestand und Verbrauch zugleich. On-Premise-Lizenzen verhalten sich wie klassisches Inventar, BTP-Credits und Ariba-Transaktionen wie laufend gemessener Verbrauch. ITAM und FinOps nähern sich seit ihrer Partnerschaft im Juni 2025 strukturell an, decken ein SAP-Portfolio gemeinsam aber noch nicht vollständig ab, vor allem nicht die langen, asymmetrisch anpassbaren SAP Cloud ERP, Private Edition-Verträge dazwischen.

Warum FinOps zunehmend auf ITAM-Terrain vordringt

In den letzten beiden Jahren hat sich der Fokus der FinOps-Praxis spürbar verschoben. Laut dem State of FinOps 2026 Report managen inzwischen 90 Prozent der FinOps-Praktiker auch SaaS-Kosten, im Vorjahr waren es 65 Prozent. 64 Prozent verantworten mittlerweile Lizenzkosten, ein Anstieg gegenüber 49 Prozent im Vorjahr. FinOps bewegt sich damit erkennbar in Richtung klassischer IT-Asset-Management-Themen (ITAM): Lizenzen, Verträge, Compliance-Nachweise.

Für SAP-Portfolios trifft diese Verschiebung auf eine Struktur, die beide Disziplinen gleichzeitig braucht und die keine davon vollständig abdeckt. On-Premise-Lizenzen mit Named User und FUE-Tiers verhalten sich wie klassischer Bestand: einmal beschafft, in Inventaren geführt, in regelmäßigen Vermessungen nachgewiesen. BTP-Credits, Ariba-Transaktionen und SuccessFactors-Subscriptions verhalten sich wie laufender Verbrauch: monatlich gemessen, nutzungsbasiert abgerechnet, grundsätzlich elastisch. Nach Angaben des DSAG Investment Report führen 78 Prozent der SAP-Kunden heute Hybrid-Portfolios aus mehreren Produkttypen und kommerziellen Modellen gleichzeitig.

Die Governance-Werkzeuge für diese beiden Welten sind historisch getrennt entstanden. Software-Asset-Management-Tools sind auf Lizenzbestände und Audit-Nachweise ausgelegt. Cloud-Cost-Plattformen sind für laufenden, granular messbaren Verbrauch gebaut, meist mit Blick auf Hyperscaler-Umgebungen. Für ein SAP-Portfolio, das Bestand und Verbrauch gleichzeitig enthält, deckt keines der beiden Werkzeuge das vollständige Bild ab.

Bestand und Verbrauch in einem Portfolio: die Hotel-Analogie

Diese Annäherung ist seit Juni 2025 auch formal anerkannt. Die FinOps Foundation und das ITAM Forum haben eine strategische Partnerschaft geschlossen, um die beiden Disziplinen strukturiert zusammenzuführen (FinOps Foundation, "Intersecting Disciplines"). Der ITAM Review beschreibt das Verhältnis in einem vielzitierten Bild: "FinOps prices the rooms, ITAM manages the hotel" (ITAM Review, Januar 2026). FinOps steuert, was ein einzelner Verbrauchsposten kostet. ITAM verantwortet die Struktur, in der dieser Verbrauch überhaupt stattfindet.

Eine zweite Analogie hilft, den Unterschied für ein SAP-Portfolio konkret zu machen: ITAM funktioniert wie klassische Lagerhaltung, mit Bestellung, Einlagerung, Mindestbeständen und Inventur. FinOps funktioniert wie Just-in-Time-Steuerung, mit Bestellung nach tatsächlichem Bedarf und laufender Anpassung. Ein SAP-Portfolio enthält beides gleichzeitig, oft in ein und demselben Vertrag.

Bei SAP Cloud ERP, Private Edition (ehemals RISE with SAP) greift jedoch auch diese Aufteilung nur teilweise, weil ein dritter Bereich dazwischenliegt, für den weder das Zimmerpreis-Prinzip von FinOps noch das reine Bestandsprinzip von ITAM passt. Diese Verträge laufen über 5 bis 7 Jahre, nicht über 1 bis 3 Jahre wie ein Cloud-Commitment. Die Anpassung ist asymmetrisch: Der ACV lässt sich jederzeit erhöhen, eine Reduktion ist frühestens zum Renewal möglich. Eine einzelne Änderung, etwa an der Nutzerzahl oder an einem Modul, kann über mehrere Vertragspositionen kaskadieren, weil die Preislogik derivativ aufgebaut ist. Und die Bemessungsgrundlage selbst verschiebt sich über die Vertragsperiode: Aus Named Usern wird eine FUE-Größe, die anders gezählt wird als das, was ursprünglich vereinbart war.

Diese Kombination aus langer Vertragsperiode, asymmetrischer Anpassung und einer sich verschiebenden Bemessungsgrundlage ist in keinem der beiden Rahmenwerke vollständig vorgesehen. Der ITFM-Markt wächst laut Market Research Future entsprechend von aktuell rund 5 auf 13,8 Milliarden USD bis 2035, ein Indiz dafür, dass der Bedarf an einer Steuerungsebene zwischen klassischem ITAM und klassischem FinOps zunimmt. Mehr zur Struktur der Betriebsphase im Artikel Post-signature SAP Contract Governance.

Fünf Schritte, um SAP-Vertragsportfolios zwischen ITAM und FinOps zu steuern

1. Vertragsportfolio nach Steuerungslogik segmentieren, nicht nach Produktname

Der erste Schritt ist eine Klassifizierung der eigenen Vertragspositionen danach, wie sie sich verhalten, nicht danach, wie das jeweilige SAP-Produkt heißt. On-Premise-Lizenzen und feste Named-User-Kontingente folgen einer Bestandslogik: Sie werden inventarisiert und in einem festen Rhythmus überprüft. BTP-Credits und transaktionsbasierte Positionen wie Ariba folgen einer Verbrauchslogik: Sie verändern sich laufend und lassen sich taktisch steuern.

Diese Trennung entscheidet, welches Werkzeug und welcher Turnus für welche Position sinnvoll ist. Ein monatliches Verbrauchs-Dashboard bringt für einen festen Named-User-Bestand wenig zusätzliche Information. Eine jährliche Bestandsprüfung reicht für BTP-Credits nicht aus, weil ungenutztes Guthaben zum Jahresende verfällt und nicht auf das nächste Jahr übertragen wird.

2. Bestandspositionen quartalsweise gegen die Vertragsmetrik abgleichen

Für Positionen mit Bestandslogik lohnt sich ein quartalsweiser Abgleich zwischen tatsächlicher Nutzung und vertraglich vereinbarter Metrik, bevor die reguläre Vermessung über USMM und LAW stattfindet. Das schafft eine belastbare Datenbasis, wenn eine Umstellung von Named User auf FUE ansteht, und reduziert Überraschungen bei der jährlichen Auswertung.

Diese laufende Sicht macht sichtbar, in welche Richtung sich die Bemessungsgrundlage entwickelt, bevor eine Umstellung ansteht. Wer diese Entwicklung schon während der Vertragsperiode nachverfolgt, geht mit einer eigenen Datenbasis in die nächste Verhandlung.

3. Verbrauchspositionen laufend überwachen, nicht bei Rechnungseingang

Für BTP-Credits, Ariba-Transaktionen und vergleichbare Verbrauchspositionen ist ein monatlicher statt reaktiver Blick sinnvoll: Burn-Rate, Overage-Risiko und die Zuordnung von Verbrauch zu einzelnen Fachbereichen. Diese Positionen verändern sich schneller, als der klassische Auditrhythmus abbildet.

Ein monatliches Monitoring macht Abweichungen zwischen geplantem und tatsächlichem Verbrauch sichtbar, solange noch Handlungsspielraum besteht, etwa durch Umschichtung zwischen Kostenstellen oder eine Anpassung der Nutzung, statt erst bei der Rechnung.

4. Renewal-Vorbereitung für hybride Vertragskomponenten sechs Monate vorher beginnen

Für RISE- beziehungsweise SAP Cloud ERP, Private Edition-Verträge, die weder reiner Bestand noch reiner Verbrauch sind, beginnt die Renewal-Vorbereitung idealerweise sechs Monate vor Vertragsende mit einer vollständigen Nutzungsdatenbasis über alle Komponenten: welche Module aktiv genutzt werden, welche Klauseln Preisanpassungen ermöglichen und wo sich die Bemessungsgrundlage seit der letzten Verhandlung verschoben hat.

Diese Datenbasis lässt sich nicht in den letzten Wochen vor dem Renewal zusammenstellen. Sie baut auf einer laufenden Beobachtung über die gesamte Vertragsperiode auf, nicht auf einer einmaligen Bestandsaufnahme kurz vor dem Termin.

5. Eine Verantwortung für Assets, Change und Control über das gesamte Portfolio

Der wirksamste Schritt ist organisatorisch: eine Zuständigkeit zu bündeln, die alle drei Ebenen verantwortet, was im Vertrag steht (Assets), was sich daran ändert (Change) und was daraus laufend zu tun ist (Control), statt sie zwischen einem ITAM-Team, das an der SAP-Grenze aufhört, und einem FinOps-Team, das SAP nur am Rand mitbetreut, aufzuteilen.

Diese Bündelung schließt die Lücke, die zwischen den beiden etablierten Disziplinen liegt. Sie deckt nicht nur Bestand oder nur Verbrauch ab, sondern die Vertragslogik, die beides über die gesamte Laufzeit miteinander verbindet.

Fazit

ITAM und FinOps nähern sich seit der Partnerschaft von FinOps Foundation und ITAM Forum strukturell an, aber SAP-Verträge liegen in einem Bereich, den keine der beiden Disziplinen historisch abdeckt. Lange Vertragsperioden, asymmetrische Anpassungen und eine sich verschiebende Bemessungsgrundlage sind Merkmale, die weder ein klassisches Lizenzinventar noch ein Cloud-Cost-Dashboard vollständig erfassen. Wer steuert Ihre SAP-Verträge nach der Unterschrift, über alle Produkttypen und die gesamte Laufzeit? Diese Frage lässt sich weder mit ITAM- noch mit FinOps-Werkzeugen allein beantworten. Sie braucht eine eigene, kontinuierliche Steuerungspraxis.

Über den Autor

Bernhard Mändle ist Managing Consultant bei FinOptory. Er unterstützt Unternehmen dabei, SAP-Verträge nach der Unterschrift laufend zu steuern, Nutzung und Kosten aufeinander auszurichten und die SAP-Investition gezielt einzusetzen. Langjährige Erfahrung in SAP-Vertragsverhandlung und Governance über On-Premise, BTP und RISE, DSAG-Mitglied, unabhängig von SAP, Resellern und Systemintegratoren. Mehr unter finoptory.ai und auf LinkedIn.

Quellen:

State of FinOps 2026: 90 Prozent der Praktiker managen inzwischen SaaS-Kosten, 65 Prozent im Vorjahr; 64 Prozent managen Lizenzkosten, 49 Prozent im Vorjahr
FinOps Foundation: "Intersecting Disciplines"
FinOps Foundation: "FinOps + ITAM Forum Partnership", Juni 2025
ITAM Review: "FinOps prices the rooms, ITAM manages the hotel", Januar 2026
Market Research Future: "IT Financial Management (ITFM) Tool Market", Wachstum von 5,04 Mrd. USD (2025) auf 13,86 Mrd. USD (2035)
DSAG Investment Report, Anteil Hybrid-Portfolios (78 Prozent) — mitgliederexklusive Quelle ohne öffentlichen Link

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