Leistungsbeschreibung FinOptory for SAP RISE

Diese Leistungsbeschreibung regelt Inhalt und Umfang des Managed Service "FinOptory for SAP RISE" zwischen der GD Green Dopamine GmbH, Seehuegelweg 1f, 9500 Villach, Oesterreich ("Auftragnehmer"), und dem in der jeweiligen Order Form benannten Vertragspartner ("Auftraggeber").

Sie ist Bestandteil der jeweiligen Order Form. Soweit in der Order Form abweichende Regelungen getroffen werden, gehen diese vor.

1. Gegenstand der Leistung

FinOptory for SAP RISE ist ein Managed Service zur laufenden vertraglichen und wirtschaftlichen Steuerung von SAP-RISE-Vertragsengagements.

Ziel der Leistung ist die Transparenz über Vertragsstruktur, Kostenentwicklung und Nutzung, die kontinuierliche Governance der vertraglichen Risiken und Optionen sowie die Bereitstellung belastbarer Entscheidungsgrundlagen für IT, Einkauf und Management.

Der Auftragnehmer schuldet die fachgerechte Erbringung der vereinbarten Leistungen, jedoch keinen bestimmten wirtschaftlichen Erfolg.

2. Leistungsbausteine

2.1 Modul 1: Run & Govern (Kernleistung)

Run & Govern umfasst die kontinuierliche vertragliche und wirtschaftliche Steuerung des SAP-RISE-Vertrags über die gesamte Laufzeit. Die Leistung kombiniert die FinOptory Intelligence-Plattform mit dedizierter SAP-Vertragsexpertise — ein Ansprechpartner, kein wechselndes Beraterteam.

a) Vertragsanalyse & laufende Steuerung

• Analyse und Überwachung von Vertragsverlauf, Kostenentwicklung, Nutzung und vertraglichen Mechaniken (ACV, Funding, Derived Charges, Phasenübergänge)
• Erstellung und Pflege von Steuerungs- und Entscheidungsgrundlagen inkl. Fact Sheets und Vertragszusammenfassungen
• Abweichungserkennung zwischen Vertrag und operativem Betrieb — automatisiert über die Plattform, bewertet durch den Auftragnehmer
• Kostensimulation und What-If-Szenarien vor Vertragsentscheidungen (z. B. Phasenwechsel, Mengenanpassung, Systemänderungen)

b) Governance-Checkpoint (alle 14 Tage)

Alle zwei Wochen liefert der Auftragnehmer ein gebündeltes Briefing bestehend aus:

• Contract Status Review: aktuelle Kosten, Nutzung und Abweichungen vom Plan
• Intelligence Report mit Handlungsempfehlungen bei identifizierten Risiken oder Optimierungspotenzialen
• Einordnung anstehender SAP-Ereignisse im Kontext des Vertrags (z. B. Vermessungen, Preisänderungen, Roadmap-Updates)
• Entscheidungsvorlagen mit wirtschaftlicher Bewertung der Handlungsalternativen

Format: Review-Call (ca. 60 Min.) plus schriftlicher Report in der Plattform.

c) Anlassbezogene Briefings

• Ersteinordnung bei vertragsrelevanten SAP-Ereignissen (z. B. Vermessungsankündigung, Preisänderung): innerhalb von 48 Stunden in der Servicezeit
• Ad-hoc-Briefings für den Einkauf bei Bedarf (z. B. vor Verhandlungsrunden oder Budget-Reviews)

d) Migrationsbegleitung (sofern zutreffend)

Während aktiver Migrationsphasen im SAP-RISE-Engagement:

• Bewertung kommerzieller Auswirkungen von Migrationsverschiebungen auf Vertragsphasen und Kosten
• Abgleich der Systemlandschaft gegen vertragliche Positionen bei Migrationsschritten
• Einordnung von Kapazitäts- und Kostenschwankungen während der Migration

2.2 Modul 2: Renewal Governance (optional)

Bei gesonderter Beauftragung:

• strukturierte Vorbereitung von Vertragsverlängerungen,
• Szenarioanalysen und Entscheidungsaufbereitung,
• Unterstützung der internen Abstimmung bei Verhandlungsentscheidungen.

Nicht enthalten: Verhandlungsführung im Namen des Auftraggebers und Rechtsberatung.

2.3 Modul 3: Custom Capability Enablement (optional)

Bei gesonderter Beauftragung:

• individuelle Zusatzanalysen,
• Integration weiterer Daten- und Vertragsquellen,
• rollenbezogene Enablement-Sessions,
• Weiterentwicklung kundenseitiger Governance-Prozesse.

2.4 Onboarding (einmalig)

Einmalige Initialleistung zur Aufnahme, Strukturierung und Modellierung der relevanten SAP-RISE-Vertragsgrundlagen sowie zur Herstellung der Betriebsfähigkeit von Run & Govern.

3. Plattformbasierte Leistungserbringung

Zur Erbringung der Leistung nutzt der Auftragnehmer die FinOptory Intelligence-Plattform. Der Auftraggeber erhält einen eigenen Mandanten mit Zugang zu folgenden Funktionsbereichen:

Portfolio- & Vertragsdashboard

• Übersicht aller SAP-Verträge mit ACV-Tracking, Vertragsphasen, Funding-Allokation und Renewal-Countdown
• Detailansicht pro Vertrag: Fact Sheet, Phasen-Management, Preislisten, SKU-Struktur, Derived Charges und Discount-Tracking

System- & Technologie-Übersicht

• Inventar aller SAP-Systeme mit Landschaftszuordnung und Rollenklassifikation (PRD, QAS, DEV, Sandbox)
• Phasen-Timeline: kalenderbasierte Darstellung von System-Lebenszyklen und Migrationsphasen
• Commercial Impact: Kostenauswirkung auf Systemebene bei Änderungen in der Landschaft

Governance & Risiko-Management

• Governance Policies: regelbasierte Trigger mit Schweregrad (Critical, Warning, Info) für Kategorien wie Funding, Renewal, Consumption, Migration und Cost Control
• Automatische Alerts bei Abweichungen zwischen Vertrag und operativem Betrieb
• Risk Register: Risikoverfolgung mit Status, Eintrittswahrscheinlichkeit, Auswirkung und Mitigationsmaßnahmen
• Task-Management: Aufgabenverfolgung mit Status, Priorität und Tags

Amendments & Change-Management

• Strukturiertes Change-Management für kommerzielle Vertragsänderungen (Migration, System Change, Funding Change, Renewal, Correction)
• Klonbasierte Bearbeitung: Änderungen werden als Simulation erstellt und erst nach Freigabe aktiviert
• Diff-Ansicht: Vergleich zwischen Baseline und Amendment-Version

Kostensimulation & What-If-Szenarien

• Szenario-Klone: vollständige Vertragskopie für Simulationen ohne Auswirkung auf die Baseline
• Vergleichsansicht zwischen Szenarien zur Bewertung finanzieller Auswirkungen vor Vertragsentscheidungen

Dokumenten-Management & AI-Analyse

• Upload und Speicherung von Vertragsdokumenten mit KI-gestützter Indexierung
• KI-basierte Vertragsanalyse: kontextbezogene Auswertung und Extraktion relevanter Vertragsinformationen

Reporting & Benchmark

• Fact Sheets und Vertragszusammenfassungen mit Export als PDF, Excel und PowerPoint
• Benchmark-Vergleich: Einordnung der eigenen Vertragskennzahlen gegenüber anonymisierten Marktdaten

Die Plattform ist integraler Bestandteil der Dienstleistung und keine eigenständige Softwareüberlassung. Der Zugang endet mit dem Vertrag.

4. Datenanbindung und Aktualisierung

Die Datenanbindung erfolgt strukturiert und wird laufend gepflegt.

• automatisierte Datenaktualisierung der angebundenen Quellen an Werktagen,
• manuelle Pflege individueller Komponenten mindestens wöchentlich,
• kontinuierliche Prüfung auf vertrags- und kostenrelevante Abweichungen.

5. Service Levels (SLA)

Die folgenden Service Levels gelten für die Leistungserbringung:

• Plattformzugang: FinOptory Intelligence-Plattform während der Vertragslaufzeit verfügbar
• Datensynchronisation (automatisiert): tägliche Aktualisierung der angebundenen SAP-Betriebsdaten an Werktagen
• Dashboard-Pflege (manuell): Aktualisierung individueller Komponenten (Derived Charges, Transitions, Fact Sheets) mindestens wöchentlich
• Governance-Checkpoint: alle 14 Tage (Review-Call plus schriftlicher Report)
• Ersteinordnung vertragsrelevanter SAP-Ereignisse: innerhalb von 48 Stunden in der Servicezeit
• Servicezeit/Erreichbarkeit: Montag bis Freitag, 09:00 bis 16:00 CET — dedizierter Ansprechpartner
• Datenexport bei Vertragsende: innerhalb von 4 Wochen nach Vertragsende in einem marktüblichen Format

Geplante Wartungen und höhere Gewalt sind ausgenommen.

6. Mitwirkungspflichten des Auftraggebers

Der Auftraggeber stellt rechtzeitig bereit:

• mindestens einen fachlich geeigneten Ansprechpartner,
• erforderliche Vertragsunterlagen und kaufmännische Grundlagen,
• abgestimmte Zugänge zu relevanten Portalen und Datenquellen,
• zeitnahe Rückmeldungen zu offenen fachlichen Punkten.

Verzögerungen oder Einschränkungen aufgrund nicht erfüllter Mitwirkungspflichten verschieben Leistungstermine entsprechend.

7. Datenschutz und Unterauftragnehmer

Soweit personenbezogene Daten verarbeitet werden, erfolgt dies ausschließlich im Auftrag des Auftraggebers nach den geltenden Datenschutzvorgaben.

Der Auftragnehmer ist berechtigt, geeignete Unterauftragnehmer einzusetzen, sofern diese vertraglich und datenschutzrechtlich gleichwertig verpflichtet werden.

8. Datenhoheit und Vertragsende

Die Datenhoheit bleibt beim Auftraggeber, die Abwicklung am Vertragsende ist klar geregelt.

• Kundenspezifische Vertrags-, Nutzungs- und Analysedaten verbleiben beim Auftraggeber.
• Datenexport der Kundendaten erfolgt auf Anforderung und ist kostenfrei.
• Nach Vertragsende wird der Zugang zur Plattform beendet.
• Daten werden entsprechend der vertraglichen Vereinbarung exportiert und anschließend gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

9. Abgrenzung der Leistung

Nicht Bestandteil der Leistung sind insbesondere die folgenden Punkte:

• technische Implementierung, Migration oder Systembetrieb,
• Projektleitung beim Auftraggeber,
• Rechtsberatung oder verbindliche rechtliche Vertragsauslegung,
• Vertretung in Verhandlungen mit Dritten.

10. Flexibilitätsklausel

Der Managed Service ist als partnerschaftliche, laufende Governance-Leistung ausgestaltet. Innerhalb des Moduls Run & Govern können inhaltliche Schwerpunkte entsprechend der aktuellen Vertrags- und Projektsituation angepasst werden.

Führt eine dauerhafte, unvorhersehbare Mehrbelastung (z. B. außerplanmäßige Vermessungen, wesentliche Vertragsänderungen, zusätzliche Migrationen) zu einer strukturellen Ausweitung des Aufwands, stimmen die Parteien eine angemessene Anpassung von Leistungsumfang und/oder Vergütung schriftlich ab.

11. Laufzeit und Verlängerung (auftragsspezifisch)

Laufzeit, Verlängerungsmechanik und Kündigungsfristen werden in der jeweiligen Order Form geregelt.

12. Rangfolge und Vertragsbezug

Bei Widersprüchen gilt folgende Rangfolge der Dokumente:

1. jeweilige Order Form,
2. diese Leistungsbeschreibung,
3. Allgemeine Geschäftsbedingungen.

Änderungen und Ergänzungen bedürfen der Schriftform.